Як оформити кваліфікаційний електронний підпис?

Кваліфікаційний електронний підпис має таку ж юридичну силу, як підпис від руки та печатка на папері. Електронні документи, завірені КЕП, також мають повну юридичну силу. Процес видачі та використання таких підписів регламентується Законом України «Про електронні довірчі послуги» та контролюється Міністерством юстиції України.
Кваліфікаційний електронний підпис відкриває масу можливостей: швидкий обмін документами, мінімізація ризиків несанкціонованого виправлення документів, економія на веденні паперової бухгалтерії. Його використовують для повноцінного документообігу з контрагентами (договори, довіреності, рахунки, акти виконаних робіт і послуг, інша первинна бухгалтерська документація) і з державними структурами (адміністрування податків, звітність, банкінг). Відповідно користуватися КЕП може керівник підприємства або відділу, бухгалтер, IT-директор, юрист.
Порядок отримання КЕП
Отримати кваліфікаційний електронний підпис можна у кваліфікаційних постачальників електронних послуг — акредитованих центрах сертифікації ключів. Перелік уповноважених АЦСК внесений у Довірчий список. В Україні даний вид послуг надається кількома структурами.
АЦСК органів юстиції України
АЦСК органів юстиції України надає довірчі послуги фізичним, юридичним і самозайнятим особам щодо формування, перевірки та підтвердженню дії сертифіката з постачанням захищених носіїв ключів або з використанням власних USB-flash носіїв. АЦСК гарантує сумісність ключів з понад сотнею інформаційних систем.
Вартість послуг залежить від переліку реквізитів, які вносяться до сертифіката, і його терміну дії.
Алгоритм отримання сертифіката в АЦСК органів юстиції України такий:
- визначитися з варіантом послуги і типом носія;
- заповнити онлайн-заявку на сайті;
- підписати заяву приєднання до Договору про надання електронних довірчих послуг (бланк заяви приходить на електронну пошту після реєстрації;
- оплатити послугу (доступна онлайн оплата);
- сформувати пакет документів (список і вимоги приходять на електронну пошту);
- відвідати представництво АЦСК для отримання особистого ключа та підтвердження про випуск сертифіката.
Інформаційно-довідковий департамент ДФС
Інформаційно-довідковий департамент ДФС один з небагатьох, хто на сьогодні продовжує надавати довірчі послуги з використанням незахищених носіїв. Список систем, які підтримують сертифікати Інформаційно-довідкового департаменту ДФС досягає ста найменувань.
Скористатися електронними довірчими послугами можна після підписання договору і надання повного переліку реєстраційних документів. Дізнатися умови надання послуг можна звернувшись в контакт-центр за багатоканальним телефоном 0800501007 або написавши на поштову скриньку [email protected]. Згідно з наказом № 475 «Про затвердження Порядку надання інформаційних послуг контакт-центром ДФС», підписаним 12.07.2017 р, консультації проводяться з 8:00 до 20:00 крім вихідних та свят.
ВАЖЛИВО! АЦСК Інформаційно-довідковий департамент ДФС — єдина структура, де Ви зможете безкоштовно отримати кваліфікаційний електронний підпис.
Також отримати довірчі електронні послуги можна в інших акредитованих центрах сертифікації ключів. Звернувшись в такі структури ви отримуєте можливість викликати фахівця для видачі КЕП безпосередньо в офіс.
Отримати кваліфікаційний електронний підпис можна тільки особисто по паспорту України або іншому документу, що підтверджує особу одержувача. Допускається ідентифікація особи за даними, які містяться в раніше сформованому кваліфікаційному сертифікаті.
Оформити нові сертифікати дистанційно можна якщо:
- дія поточного сертифіката не закінчилася;
- реєстраційні дані залишилися незмінними;
- особистий ключ доступний тільки одній особі.
Зберігати кваліфікаційний електронний підпис можна на звичайному оптичному або флеш-носії, спеціальному захищеному носії або сім-карті за умови використання послуги Mobile ID.
На сайті Центрального засвідчувального органу можна перевірити достовірність КЕП і підтвердити цілісність електронного документа. Для цього достатньо перетягнути або завантажити в відповідне поле файл підписаного електронного документа і сертифікат КЕП.
Про пакет документів
Для отримання КЕП фізичною особою при собі необхідно мати:
- паспорт громадянина України або інший документ, що засвідчує особу одержувача — оригінал;
- якісні копії 1-6 сторінки паспорта і довідки ІПН — завірені нотаріально або підписом власника;
- підписаний Договір про надання довірчих електронних послуг — у двох примірниках;
- картка приєднання до електронного договору (якщо паперового варіанту договору немає) — в одному примірнику;
- заявка на формування кваліфікованого сертифіката ЕП в електронному та паперовому вигляді, формується на сайті компанії, що надає послуги;
- платіжне доручення;
- носій.
Для отримання КЕП фізичною особою-підприємцем при собі необхідно мати:
- паспорт громадянина України або інший документ, що засвідчує особу одержувача — оригінал;
- якісні копії 1-6 сторінки паспорта і довідки ІПН — завірені нотаріально або підписом власника;
- підписаний Договір про надання довірчих електронних послуг — у двох примірниках;
- картка приєднання до електронного договору (якщо паперового варіанту договору немає) — в одному примірнику;
- заявка на формування кваліфікованого сертифіката ЕП в електронному та паперовому вигляді, формується на сайті компанії, що надає послуги;
- опис наданих документів;
- платіжне доручення;
- носій.
Для отримання КЕП для юридичної особи необхідно надати:
- паспорт громадянина України або інший документ, що засвідчує особу одержувача, який оформляє КЕП — оригінал;
- документ про призначення на посаду будь-якої людини, на яку оформлюється сертифікат — протокол засідання або наказ про призначення — копія;
- якісні копії 1-6 сторінки паспорта і довідки ІПН кожної особи, на яку оформлюється сертифікат — завірені підписом власника;
- підписаний Договір про надання довірчих електронних послуг — у двох примірниках;
- картка приєднання до електронного договору (якщо паперового варіанту договору немає) — в одному примірнику;
- заявка на формування кваліфікованого сертифіката ЕП в електронному та паперовому вигляді, формується на сайті компанії, що надає послуги;
- статут юридичної особи — оригінал або нотаріально завірена копія;
- опис наданих документів;
- платіжне доручення;
- довіреність, якщо співробітник одержує власний кваліфікаційний ключ від імені юридичної особи.
Для отримання КЕП адвокатом необхідні документи:
- паспорт громадянина України або інший документ, що засвідчує особу одержувача — оригінал;
- якісні копії 1-6 сторінки паспорта і довідки ІПН — завірені нотаріально або підписом власника;
- підписаний Договір про надання довірчих електронних послуг — у двох примірниках;
- картка приєднання до електронного договору (якщо паперового варіанту договору немає) — в одному примірнику;
- заявка на формування кваліфікованого сертифіката ЕП в електронному та паперовому вигляді, формується на сайті компанії, що надає послуги;
- оригінал і завірена нотаріально копія свідоцтва про право займатися адвокатською діяльністю;
- довідка про взяття на облік платника податків (форма 4-ОПП або 34-ОПП);
- платіжне доручення;
- носій.
Адвокати маю право завіряти копії документів самостійно, закріплюючи факт справжності підписом і печаткою.
Для отримання КЕП нотаріусом необхідно надати до АЦСК НДУ:
- паспорт громадянина України або інший документ, що засвідчує особу одержувача — оригінал;
- якісні копії 1-6 сторінки паспорта і довідки ІПН — завірені нотаріально або підписом власника;
- підписаний Договір про надання довірчих електронних послуг — у двох примірниках;
- картка приєднання до електронного договору (якщо паперового варіанту договору немає) — в одному примірнику;
- заявка на формування кваліфікованого сертифіката ЕП в електронному та паперовому вигляді, формується на сайті компанії, що надає послуги;
- оригінал і завірена нотаріально копія реєстраційного свідоцтва про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності (нової форми) і копія реєстраційного свідоцтва про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності (старої форми);
- довідка про взяття на облік платника податків (форма 4-ОПП або 34-ОПП);
- платіжне доручення;
- носій.
Дані копії може завіряти тільки інший нотаріус.
Запровадження електронного документообігу з використанням кваліфікаційної електронного підпису — прямий шлях до підвищення продуктивності шляхом скорочення часу обміну документами: їх пошук і очікування надходження, погодження та затвердження, передача і підготовка звітів.
Читайте також:
- З 2025 року поліс «Зелена картка» можна показувати з телефона під час перевірок
- Як обміняти тимчасове посвідчення водія онлайн?
- Парламент підтримав у першому читанні законопроєкт про розмитнення автомобілів у «Дії»
- Корисні онлайн-сервіси для водія від МТСБУ
- Як оплатити штраф ПДР з телефона
- З 1 серпня посвідчення водія та свідоцтво про реєстрацію ТЗ матимуть додаткові елементи захисту
- Перереєструвати авто вже можна онлайн через застосунок «Дія»